A utilização de softwares no dia a dia de uma empresa pode trazer benefícios importantes. Um bom exemplo é a adoção de uma ferramenta para gestão de equipes em agências de conteúdo. Esse tipo de iniciativa tem um impacto positivo nos resultados individuais e coletivos.
Líderes de agências devem considerar a incorporação de softwares, que ajudam a elevar a qualidade do trabalho. De quebra, isso se reflete na satisfação dos clientes e prospecção de novos.
Uma ferramenta para gestão de equipes está entre as soluções mais eficazes no atual cenário das agências de conteúdo. Por isso, em um mercado tão competitivo, recorrer a um software como esse é um grande diferencial.
A seguir, você vai entender por que a adoção de um software de gestão de equipes pode ser determinante para o sucesso de uma agência.
Aumento de produtividade
O primeiro grande trunfo de um software de gestão de equipes é auxiliar no aumento da produtividade dos colaboradores. A simples organização de tarefas já contribui para que o tempo seja utilizado com mais inteligência.
Os usuários da ferramenta podem montar sua programação de atividades para que elas não se sobreponham. Esse aspecto é relevante para a produtividade, pois evita a multitarefa. Embora muitos acreditem que são capazes de fazer várias coisas ao mesmo tempo, a multitarefa é uma vilã da produtividade.
Delegação de tarefas
A gestão de equipes fica comprometida quando o líder não consegue delegar tarefas adequadamente. Por vezes, a pessoa designada para determinada atividade não é a mais apta a realizá-la, o que provoca perda de tempo e de qualidade.
Já uma ferramenta própria para a gestão de equipes aprimora a delegação de tarefas. Por meio do software, o gestor pode direcionar as atividades para os colaboradores certos. Em outras palavras, ele consegue passar tarefas para quem não está ocupado com outros afazeres. Vale destacar que a própria ferramenta indica quando o profissional está com alguma tarefa em andamento.
Planejamento mais sólido
Quando gestores conseguem delegar com eficiência, é natural que o planejamento geral seja aperfeiçoado. Os projetos tendem a caminhar sem grandes percalços e saem de acordo com o que foi acordado com os clientes.
E mais: a maior solidez no planejamento traz mais segurança para líderes, colaboradores e clientes da agência. Todos ficam confiantes quando sabem que as atividades prosseguem de acordo com o esperado.
Maior autonomia para os gestores
Tarefas delegadas com inteligência e planejamento nos trilhos são a receita para desafogar os gestores de equipes. Essa soma de fatores evita que os líderes tenham de apagar incêndios a todo momento.
Com maior autonomia em sua rotina, os gestores podem se dedicar a atividades que vão gerar valor à agência. Dois bons exemplos são o desenvolvimento de novos projetos e a prospecção de novos clientes.
Cumprimento de prazos
Uma das grandes dores de agências de conteúdo é a dificuldade em cumprir prazos. Isso nem sempre acontece por desorganização interna, mas por demandas complexas dos clientes. De repente, o que era para o fim do mês tem de ser antecipado em duas semanas.
É evidente que uma ferramenta de gestão de equipes não faz mágica. Mudanças drásticas exigidas por clientes nem sempre podem ser acatadas. Porém, um planejamento bem azeitado dá uma margem maior para enfrentar esses imprevistos e possibilita adequações pontuais. E, em situações normais, o prazo determinado no início do job tem muito mais chances de ser cumprido sem estresse.
Aumento na motivação dos profissionais
O ânimo dos colaboradores tem de ser levado em conta por gestores de equipes. Profissionais desanimados não rendem e deixam o ambiente de trabalho mais carregado.
A partir do momento em que o trabalho passa a caminhar melhor, todos ganham uma carga extra de motivação. Além disso, o bom andamento dos projetos faz com que as pessoas se sintam parte de um time de sucesso. Isso cria um ciclo virtuoso em que os colaboradores se predispõem a entregar resultados cada vez melhores.
Surgimento de novos líderes
Outro reflexo positivo do uso de ferramentas para gestão de equipes é a possibilidade de surgirem novos líderes. O aumento no rendimento e na produtividade faz com que algumas pessoas sobressaiam e despontem como potenciais lideranças para a agência.
Esse aspecto é fundamental para uma empresa que deseja reter talentos. Conforme alguns profissionais se destacam, os gestores podem promovê-los e elevar a qualidade do trabalho desenvolvido.
Reuniões mais produtivas
Empresas de todos os segmentos estão sujeitas a reuniões improdutivas. São aqueles encontros, muitas vezes longos, em que vários colaboradores participam e há pouco resultado prático. Em resumo, o trabalho da agência fica desacelerado e perde a fluidez.
Nessa situação, uma ferramenta para gestão de equipes pode reduzir – e até eliminar – as reuniões improdutivas. Isso porque, quando cada colaborador controla suas tarefas por meio do software, seu tempo passa a ser mais valioso e, consequentemente, ele fica mais produtivo. A tendência é que os encontros sejam mais breves e focados no assunto em pauta.
Mais meios para gerenciar crises
A gestão de crise é um outro desafio de líderes de agências de conteúdo. Há situações em que um erro individual compromete o resultado coletivo e pode minar o resultado de um grande projeto. Mas quando se adota uma ferramenta para gestão de equipes o impacto pode ser menor.
Isso acontece porque o líder passa a ter um panorama de todas as atividades e projetos em andamento. Se, por exemplo, alguma tarefa “travar”, o sistema mostra isso ao gestor, que pode rapidamente designar um colaborador para ajudar nessa tarefa problemática. Ou o próprio gestor intervém e soluciona a questão, participando da atividade ou contatando o cliente.
Custo acessível
A décima vantagem de ferramentas para gestão de equipes é seu custo de implementação e manutenção. Embora apresente inúmeros benefícios, esse tipo de software tem um valor acessível para agências de conteúdo.
Existem diferentes planos disponíveis, por isso os líderes optam por aquele que melhor se encaixa em seu orçamento. Se tiver interesse em saber mais sobre ferramentas para gestão de equipes, não deixe de seguir o blog Gestão de Equipes.
*Este blogpost foi escrito por Natacha Negrão, Analista de Marketing da Neotriad
