O crescimento constante de demandas e o aumento no número de colaboradores pode acabar gerando desorganização, refações e uma boa dose de estresse em qualquer organização. Além de dificuldades para metrificar e gerenciar o trabalho. Em uma agência, não é diferente. Por esse motivo, definir um processo para agência de marketing digital é um passo obrigatório para sócios e gestores que querem ver o negócio evoluir de maneira saudável e escalável.

A gente sabe que os processos internos e a distribuição de tarefas nem sempre acontecem da melhor forma em agências de marketing digital que ainda estão começando a sua caminhada no mercado. Como uma produtora de conteúdo, nós também passamos por isso.

Certo, mas como definir um processo para uma agência de marketing digital?

Neste artigo, nós separamos algumas dicas que teriam sido muito úteis para a gente no início da nossa jornada. E que, com certeza, vão facilitar seu processo gerencial. Confira!

O que é um processo?

Se você já está familiarizado com os principais conceitos de gestão de negócios, já deve ter ouvido falar sobre processos. Mas o que eles significam?

Muitas vezes, essa expressão é utilizada de forma vaga e sem significado prático. A verdade é que processos empresariais são práticas ou rotinas que preveem a execução das tarefas e definem como cada atividade deve ser feita.

Basicamente, ele prevê quem vai executar aquela ação, quais ferramentas serão utilizadas e qual o resultado esperado a partir dela.

Processo para agência de marketing digital: qual a importância?

A ausência de um processo definido pode prejudicar de inúmeras maneiras a execução de seu projetos. Primeiramente, para que você realize o diagnóstico em seu próprio processo para agência de marketing digital, criamos uma lista com alguns exemplos de sintomas:

  • Falha na comunicação com clientes;
  • Excessivas refações de tarefas;
  • Falta de alinhamento entre as equipes;
  • Poucas métricas de acompanhamento de desempenho;
  • Baixa qualidade na produção.

Fique atento(a) para solucionar essas questões o mais rápido possível. Já que são indícios fortes a serem revistos no modo como você organiza o processo interno de sua empresa.

Segundo o panorama Agências Digitais Brasil 2018, existem inúmeros desafios para o desenvolvimento e o progresso de uma agência digital:

  • 56% consideram a organização do processo gerencial como sua maior dificuldade;
  • 48,5% veem como problema mais grave a sobrecarga de tarefas dos sócios;
  • 36,1% encontram dificuldades na hora de contratar profissionais qualificados.

Um problema leva a outro

Se analisarmos bem, é fácil perceber que todos estes problemas estão interligados. Uma vez que há falta de colaboradores especializados e o envolvimento indevido do C-Level com a demanda de atividades. Assim, é criado um gap e uma série de problemas onde deveria haver a definição de um processo para agência de marketing digital.

Sem um processo estabelecido, os profissionais podem acabar encontrando dificuldades na realização das entregas e os serviços podem ter uma sensível queda de qualidade.

Pensar em um processo garantirá as organização as atribuições e os fluxos de comunicação externa e interna para otimizar os entregáveis.

Além disso, com um processo bem definido, o C-level tem a tranquilidade que precisa para focar na gestão tática e estratégica e “sair” do operacional sem que a agência desande.

De que forma estruturar um processo interno?

Ao montar um processo gerencial, a primeira regra é: um time bem estruturado é capaz de entregar mais rápido e com melhor qualidade.

Por isso, pense no fluxo estratégico, em que as etapas de trabalho avancem de maneira colaborativa. Contando com a:

 

  • Setorização do processo conforme as etapas necessárias ao modelo de negócios de cada agência

Chega um momento durante o crescimento da agência que as tarefas não podem ser acumuladas por diferentes pessoas. Você precisa setorizar a agência e organizar os fluxos de trabalho entre cada uma das equipes. Sejam elas de vendas, marketing, sucesso do cliente, entre outras.

E não existe receita pronta. A forma de organizar seus times varia dependendo do modelo de negócios que a sua agência adota.

 

  • Divisão clara de atribuições a cada um dos membros das equipes

Assim como os times precisam de uma divisão clara e organizada, os colaboradores também precisam ter suas funções bem definidas. Isso impacta na organização da agência como um todo, na comunicação com o cliente (que não se confunde na hora de cobrar as ações) e também contribui para o próprio desenvolvimento individual do profissional.

Afinal de contas, com uma função bem definida, ele consegue focar em desenvolver melhor determinadas características necessárias para o trabalho, assim como pode focar melhor naquilo que está fazendo no momento.

 

  • Definição dos perfis adequados para cada função

Muitas vezes, sua agência tem profissionais extremamente talentosos, mas que estão na função errada. Isso significa que você vai deixar toda essa habilidade passar em branco? É claro que não!

Por isso, você precisa definir qual o perfil profissional mais adequado para cada função dentro da agência e, se for o caso, sugerir que alguns colaboradores troquem de papéis. Assim, você aproveita melhor a expertise de cada membro da equipe e consegue desenvolver dentro da própria empresa profissionais cada vez mais capacitados!

E se for o caso, também consegue fazer contratações mais assertivas, escolhendo o candidato que tem mais fit com a função e, claro, com a cultura da agência!

 

  • Automatização de processos repetitivos

Uma parte fundamental para definir processos é mapear todas aquelas tarefas simples e repetitivas que acabam custando um bom tempo da equipe.

A maioria delas pode ser automatizada de maneira simples, utilizando diferentes ferramentas de marketing disponíveis online.

Por isso, mapeie todas as atividades do time e busque soluções práticas para agilizá-las. Mesmo que sejam simples, elas acabam tirando tempo de outras ações que, com certeza, exigem muito mais raciocínio e criatividade. Coisa que máquina nenhuma pode fazer por você.

 

  • Estruturação do processo de seleção de talentos

Como nós comentamos, a definição dos perfis adequados para cada função permite a implementação de processos mais eficazes. Isso porque cada colaborador vai ter as habilidades necessárias para cumprir sua parte do fluxo de trabalho com agilidade e eficiência.

E para ter colaboradores adequados ao perfil da função, você precisa de um bom recrutamento.

Por isso, para desenvolver processos para agência de marketing digital você precisa de, advinhe, um processo! Sim, antes de qualquer coisa, os processos de seleção de talentos precisam estar afiados, para encontrar colaboradores dispostos a seguir as práticas da agência. Além, é claro, de terem sempre proatividade e criatividade para propor novos métodos quando for necessário.

 

  • Definição de metas

Uma vez que você define os processos para agência de marketing digital, você precisa acompanhá-los para saber se estão sendo seguidos. Mas como fazer isso sem microgerenciamento da equipe?

Uma forma simples é desenvolver métricas e objetivos relacionados com os processos. Assim, fica mais fácil saber o que está dando certo ou não e fazer ajustes ao longo do período de adaptação.

Além disso, os processo para agência de marketing digital não devem ser estáticos. Eles podem mudar sempre que uma nova ideia surgir e as métricas vão ajudar a fazer testes e descobrir o que funciona melhor para o seu modelo de negócio e para o seu time.

Ilustrando os processos

Quer entender melhor como isso funciona? Então veja o exemplo do desenho da Caverna do Dragão!

Gifs animados Caverna do Dragão 4

Na história da série, 6 amigos acabavam presos em um mundo paralelo, após um passeio de montanha-russa. A fim de fugir da situação na qual se encontravam, os personagens passam por desafios bem inusitados.

Pois bem, a animação pode nos ensinar algo a respeito da montagem de equipes. Como já sabemos, é difícil alguém ser bom em absolutamente tudo. Porém, cada pessoa tem uma habilidade em potencial a ser desenvolvida.

No desenho, temos o cavaleiro Eric. Com seu escudo, ele proteje os amigos contra todos os tipos de ataque. Para confrontos diretos, há também o jovem bárbaro Bobby – com sua força bruta – e a acrobata Diana – com golpes rápidos e precisos.

Na retaguarda, o guardião Hank e o mago Presto são responsáveis pela defesa a distância. Por fim, Scheila é a ladina responsável pelas ações furtivas da equipe.

Ou seja: com um processo e um fluxo de gestão bem definidos, eles possuem tudo o que precisam para vencer qualquer desafio.

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Mas, e o seu time? Deve agir da mesma forma!

Portanto, na hora de montar um quadro de colaboradores, procure:

  • Contratar profissionais com perfil de liderança e autonomia;
  • Verificar skills complementares entre os membros da sua equipe;
  • Deixar claro as limitações do exercício e da função de cada um.

Além disso, tenha objetivos claros. Eles servem de norte para a definição das etapas de um processo para agência de marketing digital. Assim como garantem que os resultados sejam mais efetivos.

Importante lembrar

Por fim, vale reforçar: sua equipe precisa ter propósito e entender o por que de cada processo gerencial. Sem esse tipo de informação, os processos podem parecer desnecessários ou somente burocráticos.

Mas se todos do time entendem por que aqueles processos foram desenvolvidos e como eles impactam na agência de modo geral, fica mais fácil convencer (e lembrar) todos de segui-los.

Já sobre a motivação, ela é a base de qualquer time produtivo. Por isso, cultive uma cultura focada em processos e feedbacks, para que toda a equipe se sinta importante para os resultados da empresa e perceba o quanto contribui para eles.

Conclusão: a moral da história

De forma geral, um método bem estruturado pode garantir a qualidade nas entregas, a gestão assertiva e o bom relacionamento com clientes. A implementação de um processo para agência de marketing digital permite o crescimento escalável, definição de metas por setor, a aplicação de métricas e, a partir disso, e extração de insights assertivos para crescimento da agência e expansão dos resultados.

E estabelecer processos na agência não é algo tão complexo quanto parece. Vale começar aos poucos, com pequenas mudanças e ir fazendo adaptações. Quando se der conta, toda a equipe já está integrada às novas práticas, você vai ver!

Se você ficou curioso para saber mais sobre o assunto, nós temos mais dicas sobre processo para agência de marketing digital neste post.

 

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